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Chargé événementiel

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L'Union des Élèves de l'Institut Mines-Télécom a pour objectif de pallier l’absence de cadre fédérateur pour représenter la diversité des élèves, promouvoir la marque IMT et répondre aux enjeux communs d’un réseau dynamique et varié.


En tant que Chargé(e) Événementiel, vous aurez pour mission d’explorer les possibilités d’organiser des événements pour l’Union des Élèves de l’IMT et de poser les bases de leur mise en œuvre. Ce rôle clé demande à la fois une capacité d’analyse stratégique et des compétences en organisation pour concevoir des projets événementiels qui répondent aux besoins des étudiants et de l’Union.

Relation client
Créativité
Autonomie
Travail administratif
Expertise technique

Qualités

  • Dynamisme, esprit d’initiative et envie de faire bouger les choses.
  • Sens du collectif et capacité à travailler en équipe.
  • Motivation pour représenter les valeurs de l’IMT et fédérer les élèves.

Compétences nécéssaires

  • Analyse stratégique : Capacité à évaluer les besoins, opportunités et risques d’un projet événementiel.
  • Compétences organisationnelles : Planification efficace des tâches et gestion simultanée de plusieurs priorités.
  • Communication interpersonnelle : Savoir négocier et collaborer avec différents interlocuteurs.
  • Adaptabilité : Gérer les imprévus et s’ajuster en fonction des contraintes.

Agréable d'avoir

  • Maîtrise des outils bureautiques et de gestion de projet : Trello, Excel, ou équivalents.
  • Notions en gestion budgétaire : Préparation de budgets prévisionnels simples.
  • Expérience préalable dans l’événementiel, même à petite échelle (ex : association étudiante).
  • Connaissance des règles administratives et logistiques liées à l’organisation d’événements.

Vos missions principales :

  1. Étude de faisabilité et conceptualisation
    • Identifier les besoins des élèves et les objectifs stratégiques de l’Union en matière d’événements.
    • Réaliser une analyse des ressources nécessaires (financières, humaines, matérielles).
    • Proposer différents formats événementiels adaptés au réseau IMT : conférences, ateliers, rencontres sportives ou culturelles.

  2. Élaboration d’un plan stratégique
    • Concevoir un plan d’action pour le développement des événements : priorités, étapes clés, livrables.
    • Identifier les parties prenantes à mobiliser (internes et externes).
    • Élaborer des propositions budgétaires en lien avec le/la trésorier(e) et le/la Responsable Subventions.

  3. Développement de partenariats et collaborations
    • Identifier des partenaires potentiels (entreprises, institutions, associations) pour co-organiser ou sponsoriser les événements, via notamment la Fondation IMT.
    • Négocier des accords et collaborations pour garantir des ressources supplémentaires.

  4. Préparation de l’organisation événementielle
    • Lancer les premières étapes de planification des événements validés : définition des objectifs détaillés, mise en place d’un calendrier, identification des lieux possibles.
    • Préparer les bases logistiques et administratives pour une organisation fluide : autorisations, outils de gestion, gestion des risques.

  5. Pilotage de projets et coordination
    • Travailler en collaboration avec les différents pôles (communication, subventions, etc.) pour garantir la cohérence des actions.
    • Recruter et superviser l’éventuelle équipe dédiée à l’événementiel.
    • Réaliser un suivi régulier des avancées et ajuster les plans si nécessaire.

  6. Rapport et amélioration continue
    • Documenter les processus, réussites et difficultés pour préparer les futurs événements.
    • Collecter les retours des parties prenantes pour ajuster les projets futurs.
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  • Un impact réel : EULiST comprend, dans son ensemble, plus de 200 000 étudiantes, étudiants et 20 000 membres du personnel académique et administratif.
  • Un réseau exceptionnel : tu travailleras avec des étudiants, des alumni et des partenaires prestigieux.
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